Breve historia de cómo NO diseñar un indicador (KPI)

En la empresa donde trabajo estamos desarrollando un proyecto de Datawarehouse, que implica automatizar el cálculo y reporteo de lo indicadores que actualmente usamos en Operaciones.

Cómo parte de este proyecto la consultoría contratada tiene que adaptar el método de cálculo de cada indicador, al sistema elegido, para posteriormente mostrarlo a través de herramientas de cubos de información.

La semana pasada los consultores reportaron que uno de los indicadores resultaba muy complejo de adaptar al nuevo sistema de Datawarehouse, y que por lo mismo solicitaban cambiar el método de cálculo. El gerente responsable aceptó modificar el método de cálculo, y los consultores alegremente me informaron del cambio.

Lo que concluyo de esta decisión es que algunos gerentes y consultores, simplemente no saben que es un indicador y para que sirve. Por lo mismo, trataré de compartir las mejores maneras de como echar a perder un indicador, o es más, como no diseñarlo.

Reglas de como NO diseñar un indicador:

- Que no mida un proceso crítico o incluso que ni si quiera mida un proceso
- Que no te arroje información para toma de decisiones
- Que no te lleve a buscar ahorros, mejoras u optimizaciones
- Que el indicador sea igual a un dato. Ejemplo: número de pedidos, número de máquinas, volumen facturado (en algunos casos aplica).
- Que sea manipulable por los interesados
- Que lo calcule directamente el interesado o afectado
- Que sea tan complejo que nadie lo entienda

Y ahora les comento como matar a un indicador existente:

- Elimina su confiabilidad. Un día reporta una cosa, el siguiente día corríjela.
- Modifica el proceso y no modifiques el indicador, o mejor aún, como lo hizo el gerente de mi caso y el consultor, modifica el indicador, pero no modifiques el proceso.
- Publícalo donde nadie lo lea, o es más, para que publicarlo?
- Crea otro indicador que mida la mismo, pero con un mejor nombre
- Cambia la formula o método de cálculo cada año

En operaciones hay una regla simple: "Proceso que no se mide, no se mejora". Sin embargo en finanzas hay una mejor: "Inversión que no tiene indicadores clave (Rendimiento, TIR, etc) no se hace". Punto.