¿Cuáles son los indicadores clave que toda PYME debería tener?
No hay respuesta sencilla, por que cada empresa y su mercado es distinto. Hay báses comunes y hay un entendimiento simple sobre que es un negocio, y por ahí deberíamos partir.
Una empresa vive gracias a que vende, pero para que sea negocio, los ingresos por lo que vende, deben ser mayores a los egresos por los costos de eso que vende más los gastos para operar la empresa.
En pocas palabras, el enfoque financiero crítico debería ser en ventas y en costos.
Empecemos por las ventas y "lo comercial":
- El más básico es el volumen y monto de ventas, lo cuál se puede dividir por varios aspectos, según el negocio: venta por metro cuadrado, venta por empleado, venta por territorio, venta por sucursal, venta por hora / día, etc.
- Clientes: adquisición (nuevos), rotación (tasa de perdida de clientes), datos demográficos, sociográficos, etc.
- Ganancias o rentabilidad por cliente o por segmento
- Participación de mercado
- Tasa de retorno de publicidad, o plan de mercadotecnia
De estos indicadores, pueden derivarse muchas maneras de medirse, y su importancia será diferente para cada negocio. Sin embargo, algo es fundamental, debemos medir cuanto vendemos, que tan rentables somos, y cómo se desempeñan nuestras campañas y estrategias comerciales.
Sin embargo, vender mucho no nos dice nada, si no sabemos cuál es el margen de ganancia, y para saber el margen, tenemos que saber nuestros costos y nuestros gastos.
¿Cómo medimos nuestros costos y nuestros gastos? Una forma fácil, es seguir el esquema del estado de resultados, es decir, el total de egresos relacionados con el producto son los costos, y el total de egresos que no dependen del volumen de ventas, son los gastos. Sin embargo, aún así es difícil saber si lo hacemos bien o mal, por lo que algunos indicadores como los siguientes nos ayudan a identificarlo:
- Costo del producto unitario (costo por unidad, o por millar, o por kg, ton, m3, etc): es el total de gastos relacionados con el producto dividido entre el volumen de producción o de ventas. Este indicador se puede sub-dividir en costo por producto de materiales, de mano de obra, de empaque, etc.
- Tasa de rechazos o desperdicio: es que tanto material, tiempo o mano de obra desperdiciamos o que tanto producto rechazamos por problemas de calidad. Este indicador muestra que entre menor sea la tasa de rechazo o desperdicio, menores los costos y por tanto, mayor el margen por producto.
- Tasa de rendimiento: en algunos procesos de producción (por ejemplo, de cocción, o de transformación) es extremadamente importante que la materia prima rinda lo más posible. Para este indicador influye el desperdicio, pero no siempre directamente. Ejemplo, puedes tener como entrada 100 kg de harina, y al agregar agua obtienes a la salida 140 kg de masa. Es decir, se obtiene una ganancia por rendimiento. También pasa en el sentido contrario, de 100 kg de masa, obtienes 80 kg de tortillas, es decir, se pierde rendimiento. En cualquiera de los casos, el objetivo es máximizar el rendimiento, con la finalidad de minimizar el costo.
En algunas ocasiones, los indicadores que provienen de manufactura o de cadena de suministro, nos dan una idea del costo del producto, pero no por ello son indicadores financieros. Ejemplo de estos están los días de inventario, que nos ayudan a comprender que tan bien estamos usando el flujo de efectivo; el rendimiento o utilidad sobre activos; el desempeño de la maquinaria (donde entran directa o indirectamente los gastos de mantenimiento); indicadores de calidad o defectos, etc.
Claro que hay muchos indicadores espécificos por industria, o por función, pero para el empresario, los indicadores clave de su negocio no deberían exceder, en mi opinión, más de diez. Lo importante es que se mida de forma integral. Desde las entrada hasta las salidas, y en especial, lo más importante de todo, que tan rentable es el negocio.